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6 dicas valiosas para uma boa gestão dos documentos fiscais

No mundo empresarial, a rotina é repleta de interações que geram uma infinidade de documentos. A cada transação, a cada negociação, registros e papéis se acumulam, tornando a gestão dos documentos fiscais um verdadeiro desafio.

O mesmo acontece no setor de transportes.

Devido às leis fiscais e ao fluxo intenso de materiais, torna-se fundamental a manutenção organizada e eficiente desses documentos.

E como fazê-la? É o que você descobrirá neste artigo!

Acompanhe a importância da gestão dos documentos fiscais, além de seis dicas para garantir que esses registros sejam tratados de maneira adequada, evitando perdas ou penalizações pelos órgãos responsáveis.

A realidade da gestão de documentos fiscais

Como você já viu, diariamente, empresas de todos os setores enfrentam um fluxo constante de documentos.

No contexto do transporte de cargas, essa realidade é amplificada, uma vez que cada remessa, entrega ou transferência envolve uma série de registros que devem ser mantidos de forma organizada.

E falhas na gestão desses documentos podem ter consequências negativas, como a perda de informações valiosas, atrasos em processos e, em casos mais graves, problemas legais.

Mas antes de ver as dicas que separamos, vamos falar sobre três dos documentos fiscais mais relevantes nesse segmento. São eles: CT-e, MDF-e e NF-e.

3 documentos fiscais exigidos no transporte de cargas

No transporte de cargas, a precisão dos documentos fiscais não só garante o sucesso das operações, como a legalidade das transações.

Dessa maneira, conheça os principais documentos fiscais utilizados no meio:

1. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O CT-e é um documento digital que tem a função de documentar a prestação de serviços de transporte de cargas. Ele substitui os antigos documentos em papel, como o Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CRT) e o Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas (CTAC).

O CT-e fornece informações detalhadas sobre a carga, remetente, destinatário, valores do frete e dos impostos, bem como a rota a ser percorrida. Sua emissão é obrigatória para todas as empresas de transporte de cargas e essencial para a comprovação da regularidade das operações.

2. Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

Esse é um documento que visa simplificar a documentação fiscal no transporte de cargas.

Ele reúne informações sobre vários documentos fiscais, como CT-e, NF-e e outros, em uma única declaração. O que evita a necessidade de emitir um documento fiscal específico para cada nota transportada.

Vale ressaltar que o MDF-e é obrigatório para as transportadoras e ajuda a reduzir a burocracia, agilizando os processos de fiscalização.

3. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Por fim, a NF-e é um documento que registra uma transação comercial, detalhando os produtos ou serviços vendidos, incluindo valores, impostos incidentes e envolvidos na operação.

No contexto do transporte de cargas, a NF-e é emitida pelo remetente e acompanha a mercadoria durante todo o trajeto. Ela é essencial para a comprovação da legalidade da carga e cálculo correto dos impostos a serem recolhidos.

Tanto o CT-e quanto MDF-e e NF-e desempenham um papel específico na documentação das transações. Em vista disso, a manutenção adequada desses documentos não pode ser subestimada.

Dicas para uma gestão eficiente de documentos fiscais

Aqui estão seis dicas preciosas para assegurar que seus documentos sejam gerenciados adequadamente, tal como as vantagens que essas iniciativas implicam:

1. Crie uma política de armazenamento

Definir uma política de armazenamento objetiva e bem estruturada é o primeiro passo para uma gestão eficiente dos documentos fiscais. E como colocá-la em prática?

A princípio, determine como os documentos serão arquivados. Em seguida, por quanto tempo serão mantidos e como serão descartados após o período de retenção legal.

Uma política sólida evita a perda de registros importantes e garante a conformidade com as regulamentações.

Vantagens:

  • Possibilita a organização dos documentos, facilitando o acesso rápido quando necessário;
  • Minimiza o risco de perda dos registros;
  • Contribui para a conformidade com as leis e regulamentações fiscais.

2. Padronize as classificações dos documentos:

Definir um sistema de classificação padronizado para os documentos fiscais simplifica a busca e o acesso às informações.

Desse modo, crie categorias claras e atribua códigos ou palavras-chave a cada tipo de documento, facilitando sua identificação e recuperação quando necessário.

Vantagens:

  • Agiliza a localização de documentos, economizando tempo e esforço;
  • Evita confusões e erros ao identificar registros específicos;
  • Facilita a colaboração entre os membros da equipe.
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3. Digitalize todos os documentos

A digitalização dos documentos fiscais é essencial na gestão moderna.

Isso porque transformar os documentos em formato físico para o digital facilita o armazenamento, compartilhamento e recuperação de informações. Além disso, reduz a necessidade de espaço físico para arquivamento.

Vantagens:

  • Economiza espaço físico de armazenamento;
  • Facilita o compartilhamento e a colaboração entre equipes;
  • Reduz o risco de deterioração ou perda de documentos físicos.

4. Invista em tecnologia adequada

Empregar sistemas e softwares de gerenciamento de documentos contribui para a eficiência e a segurança do processo.

Afinal, essas ferramentas permitem o armazenamento seguro, o acesso controlado às informações e a geração de relatórios precisos sobre as transações realizadas.

Vantagens:

  • Melhora a eficiência na gestão dos documentos;
  • Proporciona a segurança das informações sensíveis;
  • Facilita a geração de relatórios e análises.

5. Implemente um sistema de backup regular

Ter um sistema de backup regular deve ser levado em conta pensando na preservação das informações contidas nos documentos fiscais.

Nesse sentido, backup em nuvem, discos rígidos externos ou servidores locais atuam na recuperação dos dados em caso de perda, falha de hardware ou desastres naturais.

Vantagens:

  • Protege os documentos contra perda devido a falhas técnicas;
  • Garante a continuidade das operações em situações de emergência;
  • Mantém a integridade das informações ao longo do tempo.

6. Realize a capacitação e treinamento da equipe

Dentre todas as dicas citadas, não podemos nos esquecer de investir na capacitação da equipe responsável pela administração dos documentos fiscais.

Para isso, certifique-se de que os colaboradores compreendam a importância da gestão eficiente, as políticas de armazenamento e o uso apropriado das ferramentas tecnológicas disponíveis.

Vantagens:

  • Minimiza erros decorrentes de falta de conhecimento;
  • Promove a adoção correta das práticas de gestão de documentos;
  • Contribui para a agilidade e eficiência dos processos.

Aprimorando a eficiência na gestão de documentos fiscais no transporte de cargas

A gestão eficiente de documentos fiscais é decisiva para manter a fluidez dos processos organizacionais, sobretudo no setor de transporte de cargas. Isso demanda práticas sólidas de gerenciamento a fim de evitar perdas, atrasos e possíveis penalizações.

Compreendendo a relevância da gestão de documentos fiscais, a CTL adota uma série de medidas para atender melhor seus clientes.

Nossa política de armazenamento rigorosa, a padronização das classificações e a automação de processos são apenas algumas das práticas que implementamos para garantir uma gestão eficiente dos documentos fiscais.

Através disso e uma experiência ao longo de décadas, asseguramos que cada etapa do transporte seja respaldada por documentos precisos, mantendo a conformidade e a eficiência em todos os processos.

Independentemente do tipo de carga, tamanho ou destino, nossa equipe está pronta para atender às suas demandas. Entre em contato através do WhatsApp e solicite um orçamento!

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